Faut-il faire signer un émargement à la remise des EPI et comment le conserver ?

Remettre un EPI à un salarié est un acte simple, mais qui gagne à laisser une trace signée. L'émargement, c'est-à-dire la signature attestant la remise, formalise le fait que l'équipement a bien été fourni, qu'il était adapté et que le salarié a été informé de son usage. Cette preuve sert autant à l'entreprise qu'au salarié. Beaucoup de responsables la négligent, la jugeant trop formelle, jusqu'au jour où un désaccord surgit et où plus personne ne se souvient de ce qui a été remis, ni quand. La trace écrite tranche là où la mémoire hésite.

À quoi sert la signature

L'employeur doit fournir les EPI mais aussi s'assurer qu'ils sont utilisés. L'émargement documente la première partie de cet engagement. En cas de litige ou d'accident, il montre que l'équipement a été mis à disposition à une date donnée. Pour le salarié, il rappelle qu'il a reçu un matériel adapté et les consignes qui vont avec. C'est aussi l'occasion d'un échange court mais utile: on ne se contente pas de tendre un casque, on explique pourquoi il est nécessaire, comment l'ajuster et quand le signaler s'il est abîmé. La signature vient conclure ce moment d'information.

Ce que l'émargement doit rappeler

• l'équipement remis et son repère d'identification;
• la date de remise et l'identité du salarié;
• le rappel que l'usage de l'EPI est obligatoire au poste concerné;
• l'information sur les vérifications et l'entretien attendus.

Papier ou numérique

La feuille d'émargement papier fonctionne, mais elle se classe, se perd et devient vite illisible au fil des ratures. Une signature horodatée, conservée avec la fiche de l'équipement, reste retrouvable en quelques secondes. Le jour d'un contrôle ou après un incident, ne pas avoir à fouiller un classeur change tout. La signature électronique, recueillie directement à la remise sur un téléphone ou une tablette, supprime en plus le risque de perdre la feuille et relie d'emblée l'émargement au bon équipement.

Intégrer à la traçabilité

L'émargement est le premier maillon de la traçabilité des attributions. Bien conservé, il pèse aussi lors d'un contrôle, comme le rappelle notre article sur le registre des EPI.